Cara Membuat Curriculum Vitae ATS Friendly dan Disukai Recruiter/HR

 

STOP! Berhenti memperdebatkan desain Curriculum Vitae!

Bila Anda enggan memermak desain CV, cukup dengan desain standard saja, ok...

Bila Anda ingin mempunyai desain CV yang menarik, pasang banyak ornamen dan warna, silakan...

Masing-masing ada manfaatnya, masing-masing ada risikonya. Silakan gunakan desain masing-masing dengan segala manfaat dan risiko.

Karena itu pahami manfaat dan risikonya. Baca lagi manfaat desain yang menarik di Blog ini. Baca juga tentang desain yang ATS friendly.

Sekarang...mari kita lebih fokus membahas konten. Karena, mau desain polos, mau desain yang atraktif, bila konten CV-nya jelek PASTI DITOLAK perusahaan.

Konten CV itu ada dua bagian : data dan struktur.

Data adalah semua yang Anda miliki, yang Anda tawarkan kepada perusahaan. Setiap orang pasti berbeda. Saya tidak akan punya saran generik untuk data, karena masing-masing orang punya data yang berbeda.

Struktur konten adalah tentang bagaimana menuangkan data ke dalam curriculum vitae. Kalau ini ada saran generiknya. Karena itu yang kita bahas sebentar lagi adalah struktur konten curriculum vitae.

Sub topik

i.                Struktur Konten Curriculum Vitae

ii.              Panjang Curriculum Vitae

iii.            Macam Informasi yang Dimasukkan dalam Curriculum Vitae

iv.             Pola Kalimat

Struktur Konten Curriculum Vitae

Ada 3 hal yang memengaruhi kualitas curriculum vitae :

1.    Panjang curriculum vitae

2.    Macam informasi yang dimasukkan ke dalam curriculum vitae

3.    Pola kalimat

Tolok ukur kualitas yang akan kita gunakan kali ini adalah berdasarkan penilaian Applicant Tracking System (ATS)

“Tapi khan masih banyak perusahaan yang belum menggunakan ATS?”

Benar sekali. ATS adalah software. Program yang ditanamkan di dalamnya berdasarkan hasil penelitian dan pendapat para praktisi rekrutmen. Cara berpikir ATS adalah cara berpikir petugas perekrut karyawan, algoritmanya sama.

Karena mesin, robot, seleksi ATS lebih ketat dan presisi dibanding seleksi manual oleh petugas rekrutmen. Jadi bila CV Anda disetting agar lulus ATS, maka peluang lulus dalam seleksi manual pasti juga akan tinggi.

Panjang Curriculum Vitae

Hampir semua pakar karir menyarankan untuk membatasi CV hanya dua halaman, maksimal tiga halaman. Alasan utamanya adalah karena recruiter  hanya punya waktu yang pendek sekali untuk membaca setiap CV. Mereka tidak punya waktu untuk membaca CV yang panjang berlembar-lembar.

Bagaimana dengan ATS? Bukankah ATS adalah robot yang mampu membaca CV sepanjang apapun dengan cepat?

Benar, ATS adalah robot yang mampu membaca text yang panjang dalam waktu yang cepat. Namun, jangan lupa, bahwa ATS diprogram berdasarkan cara berpikir manajer HR.

Selain itu ATS menggunakan panjang CV sebagai salah satu parameter penilaian karena menggunakan sesuatu yang disebut rasio signal-to-noise, yaitu informasi yang secara spesifik berhubungan dengan posisi pekerjaan dibandingkan dengan informasi yang tidak relevan. CV yang terlalu panjang dinilai tidak efisien.

CV yang terlalu panjang, yang isinya tidak relevant dengan target posisi pekerjan, menggambarkan pemiliknya yang kurang fokus, kurang mampu membuat perencanaan, kurang jelas tujuannya. Ciri-ciri orang yang tidak profesional.

Jadi, ATS bukan tidak mampu membaca CV yang panjang, tetapi ATS akan melakukan pengurangan score untuk CV yang panjangnya melewati batas.

Berapa batas maksimal panjang curriculum vitae?

Dalam jumlah kata ada beberapa pendapat.

Resumeworded.com : 450 - 650 kata untuk pencari kerja tingkat pemula dan menengah, dan sampai 850 kata untuk pencari kerja tingkat senior

Cultivatedculture.com : 475-600 kata, mengacu hasil penelitian oleh talent.work

Ziprecruiter.com : 600-700 kata berdasar analisa penelitian lebih dari 3 juta CV.

Anita Bruzzese, pakar karir : 400-800 kata.

Dari beberapa pendapat itu mungkin bisa kita simpulkan :

Panjang CV paling aman : 600-700 kata

Untuk fresh graduate : minimal 400 kata, karena belum punya banyak pengalaman yang bisa ditampilkan di CV.

Untuk level senior (bekerja >10 tahun) : maksimal 850 kata.

Macam Informasi yang Dimasukkan dalam Curriculum Vitae

Informasi yang dimasukkan dalam curriculum vitae juga tidak bisa sembarangan. CV Anda bisa dinilai rendah oleh ATS gara-gara ada informasi-informasi yang tidak penting.

Jadi, jangan memasukkan informasi ke dalam CV hanya untuk menggenapi batas minimal panjangnya.

Informasi apa saja yang harus atau boleh dimasukkan dalam curriculum vitae?

Ada perbedaan pendapat. Seperti objective, Ziprecruiter menyarankan untuk memasangnya. Sementara Resumeworded justru menganggap Objective sebagai informasi yang tidak penting dan bisa mengurangi score curriculum vitae. Begitu juga dengan informasi Reference. Menurut Resumeworded, reference tidak sepatutnya dimasukkan dalam curriculum vitae. Informasi itu baru dibutuhkan setelah tahap interview.

Namun di antara perbedaan itu ada kesamaan bahwa yang harus ada dalam curriculum vitae adalah informasi tentang contact information, experience, dan education. Pendidikan non formal seperti pelatihan (training) dan kursus (course) termasuk dalam education.

Bagaimana dengan fresh graduate? Khan belum punya pengalaman kerja?

Sebenarnya itu bukan masalah. Experience tidak harus diisi dengan pengalaman menjadi karyawan. Anda bisa mengisinya dengan segala aktivitas selama sekolah atau kuliah, seperti pengalaman organisasi, magang, research project, social project, sebagai sukarelawan. Bila Anda pernah membantu orang tua menjalankan usaha keluarga, itu suatu pengalaman yang sangat tinggi nilainya. Tinggal bagaimana cara menuliskannya dalam curriculum vitae.

Bila setelah menuliskan tiga informasi tersebut ternyata panjang CV Anda belum mencapai batas minimal, masukkan informasi tentang skill atau keterampilan. Summary bisa Anda tuliskan juga dalam curriculum vitae dalam bentuk ringkasan prestasi atau pencapaian kerja, yang dilengkapi metrik angka.

Sebenarnya CV jadi terlalu panjang karena terlalu banyak informasi tidak penting yang dimasukkan. Bila Anda hanya memasukkan tiga informasi : contact information, experience, dan education, Anda tinggal menata kalimat dengan pola yang benar, maka CV Anda akan berkualitas dan mendapatkan nilai tinggi dari ATS.

Pola Kalimat

Banyak pelamar kerja yang gagal membedakan antara job description dalam pengumuman lowongan kerja dengan penjelasan experience dalam curriculum vitae.

Apa bedanya?

Contoh :

Visiting clients and potential clients to evaluate needs or promote products and services.

Giving sales presentations to a range of prospective clients.

Contoh di atas adalah job description dalam informasi lowongan kerja. Tentang uraian pekerjaan yang harus dilakukan oleh karyawan pada posisi pekerjaan tertentu.

Sedangkan penjelasan dalam experience di curriculum vitae adalah tentang apa saja yang sudah Anda lakukan, bukan yang akan Anda lakukan, bukan pula yang seharusnya Anda lakukan.

Recruiter membaca curriculum vitae untuk menemukan apa saja yang bisa Anda lakukan. Experience itu tentang pengalaman, segala hal yang sudah Anda alami dan lakukan. Dari experience perusahaan berusaha menakar dan mengukur keunggulan Anda.

Anda harus menyampaikan sesuatu yang kongkrit dan terukur.

Coba perhatikan contoh berikut :

Evaluating service quality based on input from clients as a result of daily visits, thereby successfully reducing the churn rate by 25% and increasing customer growth rate by 15%.

Presenting service product information to 20 potential clients every week so as to get the addition of 10 new clients a month

Perhatikan contoh itu! Bisa dibaca dan dirasakan tentang sesuatu yang nyata. Apa bedanya dengan contoh sebelumnya?

Pada dua kalimat contoh terakhir ditemukan metrik angka. Itu perbedaan terbesar dengan dua contoh kalimat sebelumnya, dan patut Anda pahami bahwa itu bernilai sangat tinggi menurut ATS.

Polanya harus mengandung:

Kata kerja tindakan (action verb) + istilah unik bidang pekerjaan + metrik angka

Pola seperti itu adalah pola yang ramah ATS, kalimat yang ATS friendly.

Kata kerja tindakan adalah kata kerja untuk kalimat aktif. Usahakan selalu menggaunakan kalimat aktif dalam menjelaskan pengalaman kerja.

Istilah unik bidang pekerjaan adalah ruang untuk memasukkan keyword sesuai bidang pekerjaan target Anda. Bisa diisi hard skill atau technical skill.

Metrik angka adalah kualitatif pembuktian bahwa Anda benar-benar sudah pernah melakukan pekerjaan tersebut. Metrik angka tidak harus diisi jumlah barang atau uang, tapi bisa juga diisi durasi waktu, perbandingan atau prosentase, dan volume.

Kata kerja tindakan : Evaluating, Reducing, Increasing, Presenting

Istilah unik bidang pekerjaan : service quality, churn rate, customer growth rate, service product information, potential clients

Metrik angka : 25%, 15%, 20, 10, a month

Bila ternyata proses rekrutmen tidak menggunakan ATS, apakah pola kalimat seperti itu berpengaruh meningkatkan peluang dipanggil interview?

Silakan baca lagi dua kalimat contoh pertama, bandingkan dengan dua kalimat contoh kedua. Bisa Anda RASAKAN bedanya? Itulah yang DIRASAKAN recruiter atau manajer HR.

Hard Skills VS Soft Skills, yang Lebih Dibutuhkan di Dunia Kerja (dilengkapi video)

 

Curriculum vitae adalah media bagi pencari kerja untuk menawarkan dirinya kepada perusahaan. Yang ditawarkan kepada perusahaan adalah skill. Sejatinya semua perusahaan hanya mencari skill dalam curriculum vitae calon karyawan yang melamar kerja.

 Ada dua jenis skill, yaitu soft skill dan hard skill.

Manakah yang lebih dibutuhkan perusahaan dari karyawannya, soft skills atau hard skills?

Tentu saja dua-duanya dibutuhkan, tapi mana yang lebih penting?

Agar bisa menjawab pertanyaan itu kita harus memahami dulu apa itu soft skill dan hard skill, yang ternyata tidak mudah. Sampai sekarang, saya masih menemukan banyak orang yang tidak bisa membedakan antara soft skill dengan hard skill. Hal tersebut saya temukan dalam status di sosmed, dan dari curriculum vitae mereka.

 Definisi

 (catatan : meskipun terjemahan skill dalam bahasa Indonesia adalah keterampilan, dalam artikel ini saya tidak menerjemahkan semuanya agar lebih mudah dicerna dan nyaman dibaca)

Soft Skill

Soft skill adalah kompetensi yang dimiliki karyawan terkait dengan aktivitas seperti penanganan pelanggan, komunikasi, pemecahan masalah, dan kerja tim. Definisi soft skill terkadang mencakup loyalitas, antusiasme, ketepatan waktu, dan etos kerja yang kuat.

(Terjemahan Oxford Dictionary)

 

Soft skill adalah kombinasi dari interpersonal skill, social skill, communication skill, sifat karakter, sikap, atribut karir, dan kecerdasan emosional (EQ).

(Terjemahan En Wikipedia)

 

Soft skill adalah kemampuan orang untuk berkomunikasi satu sama lain dan bekerja sama dengan baik

(Terjemahan Cambridge Dictionary)

 

Hard Skill

Hard skills adalah kompetensi yang dimiliki karyawan seperti berhitung, literasi, kefasihan dalam bahasa asing, dan kemampuan teknis terkait pekerjaan tertentu (mengoperasikan mesin, membuat tabel, mengetik, mengemudi, membalut luka, dan sebagainya).

(Terjemahan Oxford Dictionary)

 

Hard skill juga disebut technical skill, adalah segala skill yang berhubungan dengan tugas atau situasi tertentu

(Terjemahan En Wikipedia)

 

Dari beberapa sumber tersebut, bila dirangkum jadi kalimat baru menjadi:

Soft skill adalah skill seseorang dalam berhubungan dengan orang lain untuk  bekerja sama dengan baik, yang juga kombinasi dari sifat karakter, sikap, atribut karir, dan kecerdasan emosional (EQ).

Hard skill adalah skill teknis yang berhubungan dengan pekerjaan tertentu atau tugas tertentu atau situasi tertentu.

Dari definisi di atas, apakah Anda sudah bisa menjawab pertanyaan?

 

Perbedaan – Perbandingan

 Agar lebih paham dan mantab dalam menjawab pertanyaan mari kita bandingkan keduanya, mengetahui ciri masing-masing dan perbedaannya.

Soft skill dibutuhkan untuk semua jenis pekerjaan. Contoh: ketekunan (Perseverance). Semua jenis pekerjaan membutuhkan ketekunan, ya khan.

Hard skill tertentu dibutuhkan untuk jenis pekerjaan tertentu. Contoh : menggambar. Banyak jenis pekerjaan yang tidak membutuhkan skill menggambar.

Soft skill sulit diukur. Bagaimana mengukur ketekunan seseorang dengan cepat?

Hard skill mudah diukur. Sangat mudah menilai kemampuan menggambar seseorang. Bisa dilakukan dengan cepat.

Karena sulit diukur, ada yang bilang bahwa soft skill itu lebih abstrak dibanding hard skill.

Soft skill lebih sulit dilatihkan dibanding hard skill. Sebagian besar porsi materi pendidikan di negara kita adalah tentang hard skill. Sulit bukan berarti tidak bisa, hanya butuh waktu lebih lama dan upaya lebih keras untuk melatih soft skill.

Soft skill tidak bisa kadaluarsa, selamanya akan digunakan di dunia kerja, selalu bermanfaat. Sampai kapanpun dibutuhkan ketekunan untuk mengerjakan sesuatu.

Hard skill bisa kadaluarsa, yaitu yang berhubungan dengan teknologi yang terus berkembang. Hard skill seseorang tentang teknologi yang sudah ketinggalan zaman tidak lagi dibutuhkan. Skill seseorang

Karena tidak bisa kadaluarsa, jenis-jenis soft tidak bertambah secara signifikan. Hanya sedikit penambahannya. Mungkin hanya menjadi lebih spesifik, terpecah dari satu jenis soft skill jadi beberapa jenis.

Sedangkan hard skill terus bertambah dengan cepat, sebanding dengan banyaknya hard skill yang sudah tidak dibutuhkan lagi.

Bila hard skill membuat seseorang mampu mengerjakan sesuatu, maka soft skill memengaruhi kualitas hasil dari pekerjaannya. Namun ironisnya, masih banyak orang yang menganggap hasil pekerjaan yang baik adalah karena kualitas hard skill saja, kurang melibatkan soft skill. Padahal sudah berkali-kali terjadi, terbukti, bahwa dua orang yang hard skillnya identik, kualitas hasil kerjanya tidak sama. Itulah bukti nyata pengaruh soft skill pada kualitas hasil kerja.

Beberapa soft skill, seperti keinginan untuk belajar (desire to learn), berpikir cepat (quick-witted), atau  kesediaan untuk belajar (willingness to learn) sangat dibutuhkan dan bermanfaat untuk mempelajari hard skill. Orang-orang yang memiliki soft skill-soft skill tersebut akan mudah memelajari dan menguasai hard skill baru.

Beberapa soft skill, seperti kemampuan menerima umpan balik (accepting feedback), ketekunan (perseverance), dan kegigihan (persistence) yang dimiliki seseorang akan membuatnya mampu meningkatkan kualitas hard skill yang sudah dimilikinya.       

 

Kebutuhan di Dunia Kerja

Dahulu, perusahaan-perusahaan hanya sibuk meningkatkan kualitas hard skill para karyawannya. Namun, akhir-akhir ini sudah banyak perusahaan yang mulai memerhatikan soft skill para karyawannya.

Perusahaan-perusahaan itu mulai sadar bahwa ternyata karyawan yang memiliki soft skill lebih mudah ditingkatkan hard skillnya. Terutama dalam menghadapi perubahan dan perkembangan teknologi yang semakin ke sini semakin cepat.

Hard skill memang harus dimiliki oleh karyawan, wajib, syarat mutlak agar mereka mempunyai kemampuan dalam bekerja, seperti kemampuan mengoperasikan komputer. Dengan berkembangnya teknologi,  kemampuan mengoperasikan komputer sudah menjadi syarat mutlak untuk para karyawan. Hampir tidak ada perusahaan yang mau menerima calon karyawan yang tidak mampu mengoperasikan komputer. Bahkan, tidak cukup sekadar mampu mengoperasikan komputer, harus lebih spesifik sesuai bidangnya masing-masing, seperti kemampuan mengoperasikan aplikasi akuntansi dan kemampuan mengoperasikan software pengendali mesin.

Seorang karyawan tidak boleh mudah puas dengan hard skill yang dimiliki, karena teknologi terus berkembang, perubahaan semakin cepat. Keterampilan teknis yang dulu jadi primadona, saat ini bisa tidak dibutuhkan lagi. Seorang karyawan harus sadar akan perubahan, dan mampu mengikutinya. Sadar terhadap perubahan teknologi adalah salah satu jenis soft skill (Technology trend awareness), begitu juga dengan kemampuan mengikuti perubahan (Adaptability, Flexibility, Tolerance of change and uncertainty).

Selanjutnya, mari kita membahas jawaban pertanyaan di awal tadi :  “Manakah yang lebih dibutuhkan perusahaan dari karyawannya, soft skills atau hard skills? Manakah yang lebih penting?”

Mari kita jawab dengan menggunakan contoh.

Contoh kasus pertama tentang Budi dan Bagas (hanya contoh, pemilihan nama tidak berhubungan dengan pembahasan kasus maupun kejadian nyata).

Budi dan Bagas mempunyai keterampilan teknis yang sama, tingkat penguasaannya juga sama, yaitu mengoperasikan mesin produksi.Selain mengoperasikan mesin sesuai SOP Budi rajin mencatat setiap masalah yang terjadi pada mesin tersebut, berusaha menganalisanya, dan berusaha mencari solusi untuk mengantisipasi agar masalah tidak berulang. Sementara Bagas selalu berusaha menjalankan dan mengoperasikan mesin itu sesuai SOP. Bila ada masalah Bagas akan berusaha mengatasinya sesuai SOP. Bila tidak bisa, dia akan melaporkan kepada atasannya.

Bila Anda jadi atasan mereka, dan harus memilih salah satu, siapakah yang Anda pilih?

Contoh kasus kedua lebih ekstrim. Tentang Angga dan Anton.

Angga adalah sarjana teknik IT, sedangkan Anton adalah sarjana teknik elektro.

Sebagai sarjana IT Angga sudah memiliki banyak pemahaman dan ilmu komputer baik perangkat keras maupun perangkat lunak. Angga merasa cukup puas dengan ilmu yang sudah dikuasainya sejak kuliah, IPK-nya sangat tinggi, hampir cum laude. Angga jarang meluangkan waktu untuk belajar hal-hal baru. Waktu luangnya digunakan untuk kegiatan-kegiatan pribadi bersama keluarga.

Anton memiliki semangat belajar yang tinggi, apalagi tentang teknologi-teknologi digital yang berhubungan dengan bidang pekerjaannya. Dia sering menghabiskan waktu luangnya untuk menambah ilmu dan berlatih, mengikuti pelatihan-pelatihan secara tatap muka langsung maupun online. Dia bersedia menggunakan uang pribadinya untuk itu.

Sama seperti kasus pertama, bila Anda jadi atasan mereka dan harus memilih, Anda memilih siapa?

Pada contoh pertama, Budi dan Bagas memilik hard skill yanga sama. Namun Budi memiliki soft skill yang tidak dimiliki Bagas.

Sedangkan pada contoh kedua, Angga memiliki tingkat hard skill lebih tinggi dibanding Anton, tapi Anton mempunyai soft skill yang tidak dimiliki Angga.

Sudah terjawab pertanyaannya?

 

Skill yang Dibutuhkan di Masa Depan

Meskipun kita sudah mendapatkan jawaban tentang mana yang lebih penting antara soft skill dengan hard skill, yang mungkin ada perbedaan jawaban di antara kita, kedua-keduanya sangat dibutuhkan di dunia kerja. Kita tidak bisa hanya mengembangkan salah satu saja, dan mengabaikan yang lainnya.

Anda harus mengenali dan memahami soft skill yang sudah Anda miliki, untuk Anda latih terus sehingga meningkat kualitasnya.

Karena tidak banyak bertambah seiring waktu, kita bisa membuat daftar soft skill. Silakan download tabel yang berisi 136 soft skill di sini (passwordnya disampaikan pada video di atas)

Di masa-masa yang akan datang, soft skill yang dibutuhkan perusahaan dari para  karyawannya adalah yang berhubungan dengan perubahan, karena kondisi dunia sekarang sedang mengalami perubahan yang besar dan cepat.

Jenis-jenis soft skill seperti itu di antaranya :

o   Kreativitas - Creativity

o   Adaptasi - Adaptability

o   Inovasi - Innovation

o   Berpikir cepat - Quick-witted

o   Penelitian - Research

o   Cerdas teknologi - Technology savvy

o   Kesadaran tren teknologi - Technology trend awareness

o   Toleransi pada perubahan dan ketidakpastian - Tolerance of change and uncertainty

o   Keinginan untuk belajar - Desire to learn      

 

Selain soft skill-soft skill itu, soft skill dasar juga akan tetap sangat dibutuhkan, seperti Ketegasan – Assertiveness, Kolaborasi – Collaboration, Kerja sama – Cooperation, Dedikasi – Dedication, Kepemimpinan – Leadership, Mendengarkan – Listening,  Pemikiran logis - Logical thinking, dan lain-lain (lihat tabel soft skill).                       

Bila soft skill bisa dibuat tabel, tidak demikian dengan hard skill. Sangat sulit membuat tabel hard skill yang dibutuhkan dalam dunia kerja, karena setiap saat akan muncul hard skill baru mengiringi perkembangan teknologi.

Perkembangan industri saat ini, dan sampai beberapa dekade ke depan, trennya berhubungan dengan teknologi berbasis online, digital, dan remote work. Maka apapun bidang Anda sebaiknya segera kuasai hard skill yang berhubungan dengan tiga kata kunci tersebut.

·        Sarjana ekonomi kuasai soft ware aplikasi keuangan

·        Sarjana hukum kuasai dan pelajari aturan-aturan dan kebijakan publik yang berhubungan dengan teknologi digital atau online.

·        Apalagi sarjana teknik, meskipun bukan sarjana IT, harus menguasai teknologi digital.

·        Dan lain-lain